E-Office được xây dựng nhằm mục đích tin học hóa các hoạt động trong công tác quản lý hành chính, điều hành quản trị xử lý công việc, quản lý văn bản, giúp cho việc tiếp nhận, phân công, xử lý, lưu trữ hồ sơ, tìm kiếm thông tin trực tiếp trên môi trường mạng cho các tổ chức hành chính, các doanh nghiệp.
E-Office tạo một môi trường cộng tác hiện đại, đơn giản và thân thiện cho trao đổi thông tin giữa các nhân viên của tổ chức, cho phép người sử dụng có thể truy cập thao tác trên hệ thống qua môi trường Web tại bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào, trên nhiều phương tiện thiết bị như laptop, smartphone, tablet...
E-Office được phát triển trên nền công nghệ cho phép dễ dàng phát triển và tích hợp với các ứng dụng khác trong tổ chức, doanh nghiệp.
E-Office cho phép mở rộng đa điểm, đa cấp. Dữ liệu tập trung, nên chỉ cần đầu tư thêm hạ tầng chứ không cần mua thêm phần mềm nếu triển khai mở rộng đến các đơn vị cấp dưới.
Quản lý toàn bộ các giấy tờ phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, tờ trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản, ...
Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo, ...
Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản;
Gửi nhận dữ liệu văn bản điện tử giữa các đơn vị cùng tham gia vào hệ thống trên mạng diện rộng;
Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết;
Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan.
Đối tượng phục vụ của E-Office này là các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp, doanh nghiệp thường xuyên tiếp nhận, xử lý, phát hành và phê duyệt khối lượng lớn thông tin, công văn, văn bản, giấy tờ; các tổ chức, cơ quan có tổ chức quản lý phân cấp được cung cấp các công cụ mạnh trong công tác quản lý, điều hành tác nghiệp tại cơ quan, phối hợp trao đổi văn bản, giấy tờ (thông tin) với các cơ quan trong cùng cấp, cấp cao hơn về quản lý trên mạng cục bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN).
Trong phạm vi của một cơ quan hay một doanh nghiệp, các nhóm đối tượng E-Office phục vụ bao gồm:
Lãnh đạo cơ quan/đơn vị;
Lãnh đạo phòng Hành chính/Văn phòng;
Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn;
Bộ phận Hành chính - Văn thư (phòng Hành chính/Văn phòng);
Cán bộ nghiệp vụ / Chuyên viên (chuyên môn thuộc phòng/ban);
Cán bộ Quản trị hệ thống.
Bao gồm toàn bộ các công việc điều hành thông qua ứng dụng quản lý giao việc, quản lý các văn bản có liên quan, người giao việc, người được giao việc, người phối hợp. Theo dõi các qui trình xử lý từ lãnh đạo đơn vị xuống đến nhân viên trực tiếp xử lý và ngược lại từ dưới lên. Theo dõi kết quả xử lý, báo cáo của cấp dưới đối với cấp trên. Đánh giá kết quả xử lý công việc, theo dõi tình hình kết quả xử lý công việc đúng hạn hay trễ hạn. Bao gồm các tính năng chính sau:
Tạo lập hồ sơ công việc và gắn các văn bản liên quan (văn bản đến, đi hoặc các văn bản tham khảo) vào hồ sơ công việc;
Lập yêu cầu xử lý và trả lời văn bản (cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình xử lý) hay lập phiếu yêu cầu xử lý (dành cho lãnh đạo khi yêu cầu nhân viên dưới quyền phải thực hiện xử lý công việc nào đó);
Trình văn bản lên lãnh đạo: chức năng cho phép trình văn bản dự thảo kèm phiếu trình lên lãnh đạo phê duyệt;
Kết thúc Hồ sơ xử lý công việc: nếu quá trình xử lý đã hoàn tất đóng hồ sơ;
Chuyển giao hồ sơ cho người khác xử lý: người xử lý chính có thể chuyển quyền xử lý chính cho người khác bằng cách chọn lại thông tin “Xử lý chính” là tên người sẽ thay thế mình;
Tìm kiếm theo tiêu thức: cho phép người sử dụng sử dụng chức năng này để tìm kiếm một hồ sơ, tập hợp các hồ sơ trong hệ thống;
Tra cứu, thống kê theo phân loại: danh sách các hồ sơ ở trạng thái đang xử lý; danh sách các phiếu yêu cầu của mỗi cá nhân phải giải quyết; danh sách các hồ sơ của cá nhân chịu trách nhiệm xử lý chính; danh sách các hồ sơ của cá nhân thực hiện phối hợp xử lý; danh sách các văn bản dự thảo của cá nhân tạo lập và trình duyệt; danh sách toàn bộ hồ sơ đang được lưu trong hệ thống, có thể phân loại theo tình trạng hồ sơ, theo loại hồ sơ (hồ sơ xử lý vụ việc, hồ sơ tập hợp văn bản, …), theo các lĩnh vực; danh sách hồ sơ theo lãnh đạo phụ trách.
Tiếp nhận, vào sổ văn bản đến theo đường giấy tờ, fax.
Cho phép gắn kèm các văn bản gốc được quét hoặc các file mềm để xem tham khảo và quản lý.
Tiếp nhận, vào sổ văn bản điện tử đến qua mạng: Cho phép tiếp nhận và vào sổ các văn bản điện tử từ các Cơ quan ngoài, chi nhánh, công ty thành viên gửi đến qua mạng.
Chức năng màn hình nhắc việc : Nhắc nhở người dùng những công việc mới cần làm, những công việc đang thực hiện chưa xong như các văn bản đến cần xử lý, văn bản đến cần phối hợp xử lý, văn bản nội bộ...
Chức năng nhắc việc qua email : Nhắc nhở người dùng những công việc mới cần xử lý, những công việc quá hạn (trễ hạn) theo ngày bằng cách gửi email đến địa chỉ email của người nhận nội dung công việc và đường dẫn đến công việc cần xử lý
Phân xử lý văn bản (theo luồng hoặc không theo luồng xử lý đã được định nghĩa trước), chuyển tiếp văn bản cho các đối tượng xử lý tiếp theo và chuyển phối hợp xử lý văn bản cho một hoặc một số đối tượng liên quan phối hợp xử lý. Chuyển văn bản gửi đích danh người nhận trong cơ quan.
Xử lý, phối hợp xử lý văn bản: cho phép người xử lý văn bản cập nhật trạng thái và kết quả xử lý công việc của mình.
Phân quyền xem văn bản: cho phép phân quyền xem các văn bản cho các đối tượng liên quan, đảm bảo tính bảo mật của từng loại văn bản.
Xem và phân luồng luân chuyển/xử lý văn bản: cho phép người dùng xem luồng luân chuyển để nắm được lịch sử của văn bản chung chuyển giữa các đối tượng trên mạng.
Lập và in sổ công văn đến: cho phép lập và in sổ công văn đến bao gồm danh sách các văn bản đến đang được quản lý trong chương trình.
Tìm kiếm văn bản đến.
Theo dõi tình hình/trạng thái văn bản được xử lý (đang xử lý, Xử lý đúng hạn, Xử lý quá hạn, Đã hoàn thành xử lý, …)
Tra cứu, thống kê theo phân loại: danh sách toàn bộ văn bản đến trong hệ thống, danh sách văn bản đến trong ngày, danh sách các văn bản đến quan trọng, văn bản quy phạm pháp luật, danh sách văn bản đến chưa vào sổ/ đã vào sổ, danh sách văn bản đến theo các tiêu thức quản lý của văn bản, theo người xử lý hoặc người phối hợp xử lý, …
Vào sổ và quản lý văn bản đi.
Cho phép gắn kèm các văn bản gốc được quét hoặc các file mềm để xem tham khảo và quản lý.
Gửi văn bản điện tử đi qua mạng nếu các điểm triển khai hệ thống có nối mạng với nhau.
Chức năng màn hình nhắc việc: Nhắc nhở người dùng có những công việc gì mới cần làm, những công việc đang thực hiện chưa xong, như văn bản đi chờ ban hành hay chờ vào sổ, …
Chức năng nhắc việc qua email : Nhắc nhở người dùng có những công việc mới cần xử lý như văn bản nội bộ, văn bản chờ ban hành...
Phân quyền xem văn bản.
Lập và in sổ văn bản đi.
Tìm kiếm văn bản đi trong hệ thống.
Tra cứu, thống kê theo phân loại: danh sách toàn bộ văn bản đi; danh sách toàn bộ văn bản phát hành nội bộ đơn vị; danh sách văn bản đang theo dõi hồi báo, đã hồi báo; danh sách theo đối tượng theo dõi hồi báo; danh sách theo người nhận trong nội bộ đơn vị; danh sách văn bản phát hành trong ngày; danh sách các văn bản phát hành đi có tính chất quan trọng; danh sách văn bản đi chưa vào sổ, đã vào sổ; danh sách văn bản đi theo các tiêu thức quản lý văn bản: loại văn bản, lĩnh vực, đối tượng soạn thảo, người ký duyệt, …; danh sách văn bản được gửi qua đường mạng; danh sách văn bản đi theo năm phát hành.
Quản lý lịch làm việc: cho phép theo dõi, tổng hợp các công việc cần làm trong tuần, trong tháng giúp người dùng chủ động trong việc xử lý công việc.
Tổng hợp thông tin thành một thư viên cho phép theo dõi quá trình diễn biến, thực hiện của một chuyên đề nào đó, theo từng năm ...
Chức năng trợ giúp cho phép xây dựng các hướng dẫn chuyên môn, qui trình xử lý nghiệp vụ của từng phong/ban phục vụ cho việc xử lý công việc hằng ngày, đào tạo nhân viên mới.
Chức năng nội bộ: thông báo tin tức chung của tổ chức , ngày sinh nhật, các tin tức nội bộ cơ quan, theo dõi ngày nghỉ phép,…
Xây dựng trên nền tảng công nghệ Microsoft.NET;
Khả năng mở rộng cả về ứng dụng lẫn quy mô triển khai;
Dễ thao tác, nắm bắt nhanh các thông tin cần xử lý;
Tích hợp chặt chẽ với bộ Microsoft Office, Windows Explore;
Tự động hoá quy trình nghiệp vụ;
Dễ dàng tùy biến quy trình;
Kết nối qua các thiết bị máy tính bảng, điện thoại thông minh;
Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác;
An toàn, bảo mật.
Biết được công việc cần xử lý, các công việc đang theo dõi;
Bất cứ thông tin, tài liệu nào có thể tìm thấy được nhanh chòng khi cần;
Chi phí đầu tư thấp, hiệu quả mang lại cao;
Kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ: cải tiến tốc độ xử lý công việc, theo dõi và đánh giá dễ dàng công việc, chuẩn hóa được các quy trình công việc;
Nâng cao hiệu quả xử lý công việc (giảm thời gian xử lý, trao đổi), tăng năng suất lao động;
Giải quyết kịp thời các bế tắc trong quy trình xử lý công việc, theo dõi được tất cả các hoạt động trong quy trình xử lý công việc, đảm bảo tính liên thông dữ liệu, giảm tối đa các rủi ro;
Điều hành tập trung và giúp ra quyết định nhanh;
Tiết kiệm chi phí thư tín, điện thoại, in ấn sao chép, không gian lưu trữ;
Hướng đến một hệ thống thông tin đồng nhất;
Thông tin được an toàn, bảo mật hơn.